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Cómo crear rendiciones en el Sistema de Gestión

publicado a la‎(s)‎ 12 abr. 2012 11:31 por Gabriel Pina   [ actualizado el 12 abr. 2012 12:00 ]
Para crear una rendición en el sistema de Gestión, se debe ingresar en el menú en la pestaña que sigue:

Al hacer click en “Crear Rendición”, se abre la pantalla que sigue:
En ella debe seleccionarse primero el centro de costo sobre el cual se descargarán los gastos de la rendición, y luego presionar el botón “Aceptar”. En ese momento se generará automáticamente el Código de Rendición.En el recuadro “Detalle” se debe completar el título o referencia de la rendición.Al realizar este paso, verá que se ha habilitado una nueva pestaña llamada “2.Facturas”.Al hacer click en ella se abrirán los campos para cargar los comprobantes de gastos.En primer lugar se comienza a escribir el nombre del proveedor.Si ese proveedor ya está cargado en el sistema, aparecerá debajo como sugerencia del sistema, con lo que haciendo click sobre su nombre, quedará asignado.Más abajo se detalla la forma de crear un proveedor nuevo en caso que no esté previamente ingresado al sistema.
Una vez que se ha seleccionado el proveedor, se deben llenar los campos solicitados. Todos ellos deben estar cargados para confirmar el comprobante, a excepción del campo IMP. Que corresponde a los impuestos internos o percepciones que solamente deben ser cargados en caso que en la factura se expresen por separado al neto, con el objeto de que el monto de IVA sea correctamente calculado.
Una vez cargados todos los datos del comprobante, debe hacer click en Aceptar.En ese momento se cargará debajo el comprobante, tal como se muestra a continuación:
Si se desea agregar uno o más archivos adjuntos al comprobante cargado, se debe hacer click en el ícono del clip llamado “Adjuntar Comprobante”, como se muestra debajo.Al hacerlo, se abrirá debajo un botón que permitirá examinar los archivos de la PC y, una vez seleccionado, se debe presionar el botón “Subir Archivo”.Una vez realizado esto, se visualizará debajo del comprobante cargado el archivo adjunto.Es importante subir los escaneos o fotos de los comprobantes para que, en el caso de que las facturas por correo no lleguen en tiempo, puedan asimismo ser revisadas.
Este procedimiento puede hacerse con tantas facturas como sea necesario cargar en la rendición.
En caso de que el proveedor de una factura no esté cargado en el sistema, al ingresar los primeros caracteres de la razón social, el sistema dará aviso de que no encuentra al proveedor:
En ese caso, se debe hacer click en “Crear un nuevo Proveedor” y al hacerlo se abrirá el recuadro siguiente:

Allí deberá completar los campos solicitados, por ejemplo:
Una vez completos los campos, se debe hacer click en “Aceptar”.Ahora, al buscar el proveedor con los primeros caracteres, ya el sistema sugerirá al proveedor cargado.
Se elige el proveedor y se repite el proceso de carga de facturas explicado anteriormente.De este modo, cada factura ingresada se cargará debajo de la anterior y se sumará el total rendido, como lo muestra la siguiente imagen:
Si se agrega un nuevo comprobante escaneado a la factura, debajo de cada una de ellas aparecerá el archivo asociado:
Una vez cargadas todas las facturas o comprobantes deseados, se pasa a la pestaña “3.Confirmar”.Allí se debe hacer click en el botón “Visualizar Rendición”Aparecerá una ventana con el resumen de los comprobantes cargados como la que sigue, si está todo cargado correctamente, debe hacerse click en el botpon “Aceptar” que está debajo de las facturas cargadas.En caso de necesitar corregir, agregar o eliminar comprobantes, se puede volver a la pestaña anterior haciendo click sobre ella.** Recordar que siempre que se realicen modificaciones, para visualizar la versión final de la rendición cargada debe volver a hacer click en el botón “Visualizar Rendición” ya que en el momento del click se actualizan los datos. **Una vez que se hace click en “Aceptar”, queda la rendición generada. El Sistema informará el número de Rendición creada. En el caso del ejemplo, es el número 20152.
Luego, automáticamente se dirigirá al listado de Rendiciones, donde se encontrarán todas las Rendiciones cargadas, ordenadas por fecha descendente (la más nueva al principio).


Allí, si se hace click sobre el ícono “Ver”, se abrirá la rendición cargada en una nueva pestaña.
Al lado de cada comprobante aparecerá un cuadrado en color gris.Este ícono indica que la aprobación administrativa de la factura aún no se ha realizado.Una vez que los comprobantes llegan a la administración y son revisados, se cambiarán los íconos a color verde para los comprobantes aprobados y rojo para los comprobantes rechazados.En caso de que algún comprobante sea rechazado, el creador de la rendición recibirá un email con el motivo que deriva en el rechazo del comprobante.
Esta visualización de la Rendición posee debajo un botón para imprimir, de modo tal que esta impresión llegue adjunta a las facturas originales firmada por el creador de la rendición.Desde esta misma visualización se puede acceder a los adjuntos a cada factura, haciendo click en el ícono del diskette.
REGISTRAR ENVÍO DE DOCUMENTACIÓNNota: Este procedimiento es igual al registro de envío de documentación de cualquier SI o Rendición
Para dejar registrado en qué fecha y por qué medio se ha enviado la documentación correspondiente a la rendición (facturas originales) debe ingresar en:
Allí se ingresa el número de rendición o SI sobre la cual se desee registrar el envío de documentación y se presiona el botón “Buscar”
Para registrar los datos y fecha de envío, se hace click sobre el ícono “Confirmar Envío”.
Allí se abrirá una pantalla para completar los datos que siguen:Una vez ingresados los datos, se presiona el botón “Aceptar” y con ello queda concluido el registro de envío de documentación asociado a una rendición o a una SI.

Creditos para Daniela Pina por la creación de este documento.
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